Stellenangebote Stadt Offenburg

Auch wir als Arbeitgeberin haben in den vergangenen Monaten die elektronische Personalakte für unsere rund 1.800 Mitarbeiter*innen eingeführt. 📁

Monatelang hat unser Projektteam aus Expert*innen aus der Personal-

und Organisationsabteilung und Expert*innen aus dem Bereich Digitalisierung die Rahmenbedingungen erarbeitet, definiert und festgehalten. Einen „Fahrplan“ für die Digitalisierung erstellt und das gesamte Team der Personalabteilung immer wieder motiviert, gemeinsam Meilensteine erreicht, geschult und die Vorteile aufgezeigt.

Aber worauf mussten wir eigentlich achten ❔
Die Einführung einer elektronischen Personalakte ist eine bedeutende Veränderung, bei der einige wichtige Aspekte beachtet werden sollten:

🔏 Datenschutz und Sicherheit:
Sicherstellung, dass die elektronische Personalakte den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht (DSGVO).

✍ Zugriffsrechte und Autorisierung:
Definition von klaren Zugriffsrechten für die verschiedenen Benutzergruppen.

📄 Dokumentation und Auditierung:
Protokollierung aller Zugriffe auf die elektronische Personalakte inkl. Änderungen.

📄 Testphasen und Qualitätsmanagement durchführen
Für die Aufbereitung, Verscannung und Einspielung der Digitalisate in das Fachverfahren ePersonalakte sowie das Arbeiten mit dem System

📣 Schulung der Mitarbeitenden:
Organisation und Durchführung von Schulungen für all unsere Mitarbeiter*innen.

⛓ Integration bestehender Systeme:
Sicherstellung, dass die elektronische Personalakte nahtlos mit unseren relevanten Systemen arbeitet.

✔ Akzeptanzförderung ✔
Implementierung von Maßnahmen, zur Akzeptanzförderung bei unseren

Mitarbeitenden in Form von Schulungen, Informationsveranstaltungen und direkter Begleitung.

Aber, welche Herausforderungen mussten wir meistern?

Nicht nur die händische Vorbereitung aller Personalakten für die Verscannung oder die anschließende Verpackung in 130 Kisten kostete uns viel Zeit, Schweiß und Nerven. 💨 (Daraus wurde sogar ein kleines „Teamevent“ 😊)

Nein, die größte Herausforderung lag und liegt weiterhin in der Schulung all unserer Mitarbeiter*innen. Angefangen mit der Aufklärung und dem Aufzeigen von Vorteilen hin bis zu praktischen Anwenderschulungen für den täglichen Gebrauch.

Seit Dezember 2023 arbeiten nun alle Kollegen*innen der Personalabteilung mit enaio und km Personal und ja, täglich erreichen uns Fragen ⁉ wie etwas gehandhabt werden muss und wo abgelegt werden sollte.

Und wenn dann nicht noch die liebe Technik wäre, welche uns täglich neue Streiche spielt und wie aus Zauberhand das Outlook verschwinden lässt… 🙄

Aber aufgeben ist keine Option – wir bleiben weiter dran und planen bereits unser nächstes Projekt: Die elektronische Sachakte! 💪